L’ADMR asbl – Antenne de Huy
recrute
un.e employé.e administratif.ve
Missions principales
- Assurer le traitement et le premier contrôle des données relatives aux clients et aux travailleurs de l'antenne.
- Assurer diverses tâches administratives (secrétariat, archivage, logistique, etc.)
- Participer à la chaîne de travail administratif de l'antenne et de l'ADMR.
Domaines de responsabilités et tâches principales
A. Assurer le traitement des données relatives aux clients
- Procéder à l'enregistrement informatique des dossiers et statistiques clients. Contrôler ces enregistrements.
- Procéder à l'impression, à l'envoi et au tri des facturations
- Procéder à l'impression et à l'envoi des avis de passage.
B. Assurer le traitement informatique des données relatives aux travailleurs
- Distribuer aux nouveaux travailleurs les procédures pour compléter les DPM.
- Assurer l'enregistrement informatique de divers documents et informations dans le logiciel d'usage à l'ADMR.
C. Secrétariat
- Dactylographier les courriers.
- Etablir la liste des suivis de réunions et en assurer la communication aux personnes concernées.
- Assurer la gestion du courrier (papier, mail, fax)
- Gérer les procédures de classement, d'archivage et de sauvegarde des documents.
D. Organisation logistique
-
Veiller à la bonne organisation et planification des réunions et des formations :
- Réservation des salles ;
- Organisation matérielle : café, équipement technique, maquettes, etc. ;
- Gérer le stock de documents "types" d'usage dans l'antenne tant pour les travailleurs que pour les bénéficiaires (DPM, convention d'aide, cahier de communication, etc.). En assurer la distribution.
- Participer à l'organisation d'événements ponctuels.
- Accueillir les visiteurs, effectuer le premier traitement de leur demande et les diriger vers le service ou la personne concerné.
E. Participer au bon déroulement des processus administratifs et travailler en équipe
- Articuler son travail avec le travail des autres membres de l’équipe administrative, dans un souci de cohérence et de cohésion.
- Veiller à respecter les échéances administratives.
- Signaler au coordinateur administratif les difficultés dans l’organisation du travail qui entravent le bon déroulement des processus.
- Respecter et appliquer les règles déontologiques s'appliquant à l’ADMR.
- Participer activement aux réunions d'équipe administrative.
Compétences clès
- Rigueur - Précision – Organisation : Respecter les délais ; organiser son travail de façon structurée et compréhensible pour tous ; être minutieux dans la réalisation de ses tâches ; vérifier la bonne réalisation de ses tâches.
- Planification – Priorisation – Anticipation : Être capable de planifier son travail et prioriser les tâches à effectuer ; pouvoir identifier les tâches futures et anticiper leur réalisation. Anticiper les situations avant qu’elles ne deviennent critiques. En référer à son supérieur hiérarchique et chercher avec lui des pistes de solution.
- Sens des responsabilités : avoir conscience du fait que son travail constitue un maillon d’une chaine et faire en sorte de remplir ses obligations pour participer au bon déroulement des processus.
- Travail en équipe : connaître et respecter les zones de travail de chacun des membres de l’équipe ; faire preuve de solidarité ; s’impliquer dans la réalisation des objectifs de l’équipe.
- Capacité d’adaptation et de remise en question : pour faire face à un environnement professionnel qui évolue.
- Connaissances : Aisance en informatique (ex. : GAP, Microsoft Office, …).
Conditions de travail
- Réserve de recrutement
- CDR minium 1,5 mois
- temps plein – temps partiel
Si vous êtes intéressé(e), merci d’envoyer votre CV et lettre de candidature à
Pauline Delcroix
de préférence par mail à pauline.delcroix@admr.be
ou courrier postal à l’ADMR 4, Avenue du Hoyoux – 4500 HUY
Tél 085/27.49.99
Site internet : www.admr.be
Antenne:
Antenne de Huy